Post Merger Integration

Ausgangssituation

Ein Finanzinstitut stand kurz vor dem Closing, das heißt der Übernahme eines anderen Finanzinstituts. 

Zu diesem frühen Zeitpunkt der Due Diligence wurden wir hinzugezogen, um direkt nach der Übernahme den Integrationsprozess begleiten zu können. Für das kaufende Unternehmen war eine positive Abwicklung der Fusion wichtig. Bei einem Scheitern wäre das gesamte Unternehmen in Schieflage geraten, da das gekaufte Unternehmen fast genauso groß war wie der Käufer.

Unser Beratungsansatz

Projekte dieser Art sind nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wir haben von Anfang an unserem Kunden vorgeschlagen, ein Integrationsteam aufzubauen, dass diese Fusion begleiten soll. Dieses Integrationsteam ist nicht das Management, dieses wird sich im Lenkungsausschuss wiederfinden. Mit dem Integrationsteam meinen wir das Unterstützungsteam / Change Team, das alle Maßnahmen entwickelt und koordiniert und immer wieder mit dem Lenkungsausschuss abgestimmt hat. Wie so oft in Fusionen gibt es in den Wochen, nachdem die Fusion bekannt gegeben wurde, eine große Unsicherheit über die Führung. 

Da Führungskräfte aus beiden Unternehmen aus ähnlichen Funktionen kommen, ist eine der ersten Fragen, welche Führungskraft welche Funktion in der Zukunft übernimmt und wer dann entweder nicht mehr dabei ist oder der neuen Führungskraft eines Bereichs zugeordnet wird. Diese Phase sollte immer so schnell wie möglich abgeschlossen sein. Genau deswegen braucht es schon in dieser Phase ein Integrationsteam, dass diese Phase professionell managed und unterstützt. Die bestehenden Führungskräfte sind hier nur zum Teil handlungsfähig, da sie gleichzeitig Betroffene und Beteiligte sind.

Jede Fusion hat typischerweise eine sehr heiße Phase, also die Phase, bis das neue Organigramm des funktionierten Unternehmens vorliegt. Dann gibt es noch eine weitere wichtige Phase, die vor allem als Schwerpunkt die Zusammenführung der Teams unter einer neuen Führung beinhaltet. Hier gilt es Arbeitsweisen, Zusammenarbeitsformen, Prozesse und Strukturen zu harmonisieren, aber vor allem zu entscheiden, welche Prozesse und Arbeitsformen jetzt nun die Geltenden sein werden. Sind es die des Käufers, sind es die des gekauften Unternehmens oder sind es komplett neue Prozesse und Arbeitsformen, die aus beiden Welten das Beste herausziehen? Dies gilt es zu klären und festzulegen. Diese Phase dauert in der Regel 3-6 Monate und ist mit einer sehr starken Arbeitsbelastung verbunden. Oft wird dann der Fehler gemacht, dass nach diesen 3-6 Monaten die Fusion als abgeschlossen verkündet wird.

Uns ist jedoch allen bewusst, dass erst dann die kulturelle Integration wirklich startet und sich über einige Jahre hinziehen kann. Wir haben unseren Kunden diese drei Phasen erläutert und haben diese Fusion auch über die ersten vier Wochen, das darauffolgende halbe Jahr und die dann folgenden 2-3 Jahre begleitet. Klar sind die Themen und Inhalte dieser drei Phasen sehr unterschiedlich, was dazu führt, dass auch das Integrationsteam sich neu zusammensetzt, je nachdem, über welche Phase wir reden.
In Phase eins der heißen Phase hatten wir zwei Kernaufgaben. Zum einen die gesamte Change Kommunikation mit allen Stakeholdern sicherzustellen. Zum anderen individuelles Coaching der Top-Führungskräfte, aber auch des Betriebsrats in dieser doch heiklen Besetzungsphase.

In der Phase zwei der Integration innerhalb der einzelnen Funktionen, geht es um folgende Themenstellungen:

1. Das Erstellen der Integrationsroadmap.

Es gibt so viele Themen, die hier zu klären sind. Rechtliche, prozessuale, organisatorische, regulatorische, aber auch Systemfragen, wie zum Beispiel: Welche IT-Systeme sollen in Zukunft weiter verwendet werden? Jeder Bereich muss eine Integrationsstrategie entwickeln, einen Projektplan aufstellen und diesen dann in den nächsten Wochen und Monaten konsequent umsetzen. Diese Pläne aufzubauen und nachzuhalten war mit Aufgabe des Integrationsteams.

2. Kommunikation: Insbesondere in dieser Phase müssen weiterhin die Stakeholder auf dem Laufenden gehalten werden. Eine spezifische Kommunikationsmatrix sollte aufgebaut werden und permanent mit neuen Inhalten gefüllt werden. In unserem Integrationsteam hatten wir dafür Change Kommunikationsspezialisten, die dies sichergestellt haben. In der Phase der Zusammenführung und dem Zusammenlegen der Tätigkeiten haben wir in unserem Integrationsteam auch Prozessspezialisten und Organisationsentwicklungsexperten. Diese haben die jeweiligen Bereiche darin unterstützt, Prozesse sauber zu analysieren, eine richtige Bestandsaufnahme durchzuführen und die Soll-Prozesse gemeinsam durch mehrere Workshops zu entwickeln und zu implementieren.

3. Nicht zu unterschätzen ist die Phase drei, also wenn die Integration offiziell als abgeschlossen gilt, aber noch nicht wirklich eine kulturelle Integration vorliegt. In dieser Phase haben wir empfohlen, gemeinsame Führungskräfte Entwicklungsprogramme aufzulegen, das Werte-System des neuen integrierten Unternehmens zu revidieren und anzupassen und Führungssysteme zu etablieren, die das neue Werte-System und die neue Zusammenarbeitskultur verankern sollen. In dieser Phase lag somit unser Schwerpunkt vor allem auf dem Thema Qualifizierung und Training.

Ergebnis

Wir durften das Unternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren begleiten. Es gibt keine Fusion, die keine Höhen und Tiefen hat und in der alles glatt läuft. Durch unsere Begleitung konnten wir jedoch frühzeitig Fehlentwicklungen erkennen, konnten diese thematisieren und zu einem Zeitpunkt Gegenmaßnahmen entwickeln, die verhindert haben, dass die Fusion sich in die falsche Richtung entwickelte. Mit unserem Transformationsexperten konnten wir zum nachhaltigen Erfolg dieser Fusion beitragen.

Ausganssituation

Unser Kunde, ein mittelständischer Maschinenbauer, hatte das Ziel, durch eine Fusion mit einem anderen mittelständischen Maschinenbauer die Wettbewerbsfähigkeit im Markt zu steigern. Beide Unternehmen hatten eine ähnliche Größe und Kompetenzen, aber es gab Unterschiede in den Produktionsprozessen und in der Unternehmenskultur. Es bestand die Herausforderung, die Fusion reibungslos und effektiv zu gestalten und die beiden Unternehmen erfolgreich zu integrieren.

Unser Beratungsansatz

Analyse der Ausgangssituation: 
Zu Beginn der Beratung haben wir eine umfassende Analyse der Ausgangssituation durchgeführt. Dazu gehörte eine Bewertung der Synergien und Potenziale der beiden Unternehmen sowie eine Analyse der Unterschiede in den Produktionsprozessen und der Unternehmenskultur.

Hierbei haben wir verschiedene Beratungsmethoden eingesetzt, wie beispielsweise:

• SWOT-Analyse: Wir haben eine SWOT-Analyse durchgeführt, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der beiden Unternehmen zu bewerten. Dies half uns, die Synergien und Potenziale der Fusion zu identifizieren und den Integrationsplan entsprechend auszurichten.
• Organisationsanalyse: Wir haben eine Organisationsanalyse durchgeführt, um die Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe der beiden Unternehmen zu bewerten. Hierdurch konnten wir Unterschiede identifizieren, die bei der Integration der beiden Unternehmen berücksichtigt werden mussten.

Entwicklung eines Integrationsplans:
Basierend auf der Analyse der Ausgangssituation haben wir einen Integrationsplan entwickelt, der alle Aspekte der Fusion abdeckte. Dieser Plan umfasste die technische, operative, finanzielle und kulturelle Integration. Hierbei haben wir verschiedene Beratungsmethoden eingesetzt, wie beispielsweise:

• Projektmanagement: Wir haben ein Projektmanagement-System implementiert, um sicherzustellen, dass der Integrationsprozess strukturiert und effektiv gestaltet wurde. Hierbei wurden Milestones definiert, die bei der Überwachung des Fortschritts halfen.
• Mitarbeiterbeteiligung: Wir haben Workshops und Schulungen durchgeführt, um die Mitarbeitenden beider Unternehmen in den Integrationsprozess einzubeziehen. Hierbei konnten Mitarbeitenden ihre Ideen und Anregungen einbringen, um den Integrationsprozess zu verbessern und ihre Unterstützung zu gewinnen.
• Change-Management: Wir haben einen Change-Management-Plan entwickelt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Veränderungen in der neuen Organisation erfolgreich bewältigen können. Hierbei haben wir verschiedene Maßnahmen wie Schulungen, Coaching und Kommunikation eingesetzt, um die Mitarbeitenden bei der Anpassung an die Veränderungen zu unterstützen.

Umsetzung und Überwachung des Integrationsplans:

Nach der Entwicklung des Integrationsplans haben wir die Umsetzung und Überwachung des Plans unterstützt.

Hierbei haben wir verschiedene Beratungsmethoden eingesetzt, wie beispielsweise:

• Projektcontrolling: Wir haben das Projektcontrolling durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Integrationsprozess nach Plan verläuft. Hierbei wurden Fortschrittsberichte erstellt, um den Kunden über den Stand der Umsetzung zu informieren.
• Risikomanagement: Wir haben das Risikomanagement durchgeführt, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Hierbei wurden Maßnahmen entwickelt, um mögliche Probleme zu vermeiden oder schnell zu lösen.
• Qualitätssicherung: Wir haben die Qualitätssicherung unterstützt.

Während des Projekts sind folgende Schwierigkeiten aufgetreten:

• Unterschiede in den Produktionsprozessen: 
  Eines der größten Probleme bei der Fusion waren die Unterschiede in den Produktionsprozessen der beiden Unternehmen. Hierbei gab es Herausforderungen in Bezug auf die Standardisierung und Harmonisierung der Prozesse. Wir haben dieses Problem durch eine umfassende Analyse der Produktionsprozesse und durch die Einführung eines neuen Prozessmanagementsystems gelöst. Dies half dabei, die Produktionsprozesse beider Unternehmen zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern.
• Kulturelle Unterschiede: 
  Die beiden Unternehmen hatten auch unterschiedliche Unternehmenskulturen, was zu Reibungen und Konflikten zwischen den Mitarbeitenden führte. Wir haben dieses Problem durch die Einbindung der Mitarbeitenden in den Integrationsprozess gelöst. Hierbei haben wir Workshops und Schulungen durchgeführt, um das Verständnis der Mitarbeitenden für die Fusion und die Auswirkungen auf ihre Arbeit zu fördern. Zudem wurden die Unternehmenswerte und -kultur beider Unternehmen harmonisiert, um eine gemeinsame Identität und Kultur zu schaffen
• Verzögerungen bei der Umsetzung: 
  Während der Fusion traten einige Verzögerungen bei der Umsetzung des Integrationsplans auf. Hierbei haben wir das Projektcontrolling und Risikomanagement verstärkt und die Gründe für die Verzögerungen analysiert. Wir haben daraufhin Maßnahmen entwickelt, um die Verzögerungen aufzuholen und den Integrationsprozess wieder auf Kurs zu bringen.

Ergebnis

Durch unsere Beratung und Unterstützung war die Fusion erfolgreich und beide Unternehmen konnten ihre Wettbewerbsfähigkeit im Markt steigern. Die neue Organisation war effektiver und effizienter und konnte Synergien in der Produktion, im Einkauf und in der Verwaltung nutzen. Die Mitarbeitenden beider Unternehmen waren gut integriert und die Unternehmenskultur hatte sich harmonisiert. Die Kunden waren mit der Leistung des fusionierten Unternehmens zufrieden, was sich in einer steigenden Zahl von Aufträgen und einer verbesserten Kundenzufriedenheit zeigte.
Die Fusion war ein wichtiger Meilenstein für den Kunden und hat dazu beigetragen, dass er sich als stärkerer Wettbewerber im Markt positionieren konnte.