Prozessoptimierung
Die oben genannten Herausforderungen gehören bald der Vergangenheit an, denn wir optimieren gemeinsam eure Prozesse – versprochen. Wir unterstützen euch dabei, eine Übersicht über den Ist-Stand eurer Leistungserbringung und bereits identifizierte Verbesserungspotenziale zu erstellen.
Nach dem Motto »Teamwork makes the dream work« ist es uns ein großes Anliegen, alle Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen – denn sie sind es, die am Ende die neuen Prozesse tagtäglich leben müssen.
Egal, ob die Visualisierung eines einzelnen Prozesses innerhalb eines kleinen Bereichs oder die übergreifende Optimierung der Wertschöpfung (End-to-End) – wir richten uns auf euer Vorhaben aus.
Es ist kaum möglich, etwas zu verbessern, wenn der Ausgangspunkt nicht bekannt ist. Daher werden wir die Prozessoptimierung gemeinsam mit der Prozessanalyse und einer genauen Betrachtung eurer aktuellen Situation starten.
Dafür werden wir Formate finden, in denen wir zusammen mit den Hauptbeteiligten die Prozesse erarbeiten und visuell darstellen – so wird es für alle greifbarer, worüber wir überhaupt in den nächsten Steps sprechen. Hierbei werden wir bspw. Durchlaufzeiten erheben und anschließend aufbereiten.
Daraufhin geht es ans Eingemachte. Gemeinsam hinterfragen wir diesen Status Quo und arbeiten die derzeitigen Schwachstellen im Wertschöpfungsprozess heraus. Ein wichtiger Schritt in der Prozessanalyse, denn dadurch bekommen alle Beteiligten Erkenntnisse über bspw. Redundanzen, fehlende Systemunterstützung, Liegezeiten, Qualitätsprobleme und Kapazitätsengpässe.
Als Zwischenergebnis liegt uns der aktuelle Zustand des gewählten Prozesses vor, Optimierungspotenziale sind erkannt und auch bewertet – Die Grundlage für die eigentliche Optimierung ist damit geschaffen.
Auswahl möglicher Tools
Deep Dive, Dokumentensichtung, Durchlaufzeitmessung, Tätigkeitsstrukturanalyse, Shadowing, SIPOC, Prozessvisualisierung nach BPMN-Standard, Wertschöpfungsanalyse, Wertstromanalyse, 5 Why, Fischgrätendiagramm (Ishikawa), Brainstorming
Nachdem wir die Prozessanalyse nun erfolgreich abgeschlossen haben, starten wir in die Prozessoptimierung. In dieser Phase sehen wir unsere Rolle als Befähiger der Prozessbeteiligten, die durch Erfahrungen aus ähnlichen Projekten wertvolle Impulse setzen können.
Alle Prozessbeteiligten sind nun eingeladen, sich gedanklich in den Soll-Prozess zu versetzen. Dabei ist in erster Linie die Fragestellung zu beantworten, ob der bestehende Prozess optimiert oder der Prozess komplett neu gedacht werden soll.
Alle Verbesserungsvorschläge, die während dieser Gedankenreise entstanden sind, werden später hinsichtlich Wirksamkeit, Aufwand, Umsetzbarkeit und weiterer Kriterien bewertet und dadurch in eine Reihenfolge gebracht.
Um jetzt vom Gedankengerüst zum tatsächlichen Soll-Prozess zu kommen, bedarf es konkreter Maßnahmen. Um hier einen guten und nachvollziehbaren Überblick für alle zu Beteiligten zu schaffen, erstellen wir einen sogenannten Maßnahmenplan.
Je nach Umfang dieses Plans setzen wir eine Projektstruktur auf, um sicherzustellen, dass alle geplanten Steps pünktlich umgesetzt werden. Gibt es Quick Wins? Wo braucht es Abstimmung? Was machen wir wann anders?
Auswahl möglicher Tools
Wertstromdesign, Kreativtechniken, wie Brainstorming, Mindmapping, etc., Portfolio-Matrix
Mit der Umsetzung haben wir die letzte Phase der Prozessoptimierung erreicht. Nun lassen wir den Worten auch Taten folgen. Je nachdem wo Bedarf besteht und was ihr euch wünscht, können wir während dieser Phase verschiedene Rollen einnehmen und entsprechende Aufgaben erledigen:
Steuern der Umsetzung: Um sicherzugehen, dass der Umsetzungsplan wie aufgesetzt durchgeführt wird, übernehmen wir alle anfallenden Koordinierungsaufgaben.
Operatives Umsetzen: Oft fehlt den Mitarbeitenden die Zeit, die operativen Maßnahmen umzusetzen. Um eine schnelle Veränderung sicherzustellen, unterstützen wir dabei.
Befähigen: Mit der Umsetzung der Maßnahmen alleine ist es nicht getan. Damit die neuen Prozesse gelebt werden, übernehmen wir die Vorbereitung der Mitarbeitenden darauf, bspw. durch Trainings.
Wir möchten gemeinsam mit euch das Fundament für euren Erfolg sicherstellen – durch stabile und effiziente Prozesse. Unsere langjährige Erfahrung in der Prozessoptimierung nutzen wir, um die Optimierungen nicht nur theoretisch auszuarbeiten, sondern diese auch nachhaltig in eurem Alltag zu integrieren.
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Kraus & Partner – Transformation Experts
mit Hirn, Herz und Humor, seit über 35 Jahren
Hast du Fragen zur Prozessoptimierung oder möchtest ein erstes unverbindliches Gespräch zu deinem konkreten Projekt? Melde dich sehr gerne bei uns.
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