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Prozessoptimierung

Unternehmenserfolg ohne funktionierende Arbeitsabläufe? Keine Chance! In der Praxis sieht es allerdings oft ganz anders aus: Wir erleben Ineffizienzen, schwankende Qualität und weitere große Defizite, die häufig auf optimierungsbedürftige Prozesse zurückzuführen sind. Und genau hier setzen wir gemeinsam an.

Typische Anlässe für eine Prozessoptimierung:

  • Wollt ihr Kosten sparen, indem ihr eure Prozesse effizienter gestaltet?
  • Unternehmenswachstum ja, aber bitte mit gleichbleibenden Kosten. Wie geht das?
  • Ihr seid mit einer Fusion konfrontiert und wollt Synergien durch das Harmonisieren der Prozesse heben?
  • Ihr wollt eure Prozesse durch den Einsatz von Digitalisierung effizienter gestalten?
  • Interne Abläufe dauern zu lange, weil die Schnittstellen nicht aufeinander abgestimmt sind?

 

Lasst uns Prozessschwachstellen aufdecken und ins Nirvana schicken. Schreibe uns dafür eine Nachricht oder buche direkt einen Gesprächstermin.

Berater Bernhard spricht über Prozessoptimierung | Kraus & Partner - Transformation Experts

Was wir bieten

Die oben genannten Herausforderungen gehören bald der Vergangenheit an, denn wir optimieren gemeinsam eure Prozesse – versprochen. Wir unterstützen euch dabei, eine Übersicht über den Ist-Stand eurer Leistungserbringung und bereits identifizierte Verbesserungspotenziale zu erstellen.

 

Nach dem Motto »Teamwork makes the dream work« ist es uns ein großes Anliegen, alle Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen – denn sie sind es, die am Ende die neuen Prozesse tagtäglich leben müssen.

Egal, ob die Visualisierung eines einzelnen Prozesses innerhalb eines kleinen Bereichs oder die übergreifende Optimierung der Wertschöpfung (End-to-End) – wir richten uns auf euer Vorhaben aus.

 

 

Vorgehensweise bei einer Prozessoptimierung

Dein Mehrwert

Wir möchten gemeinsam mit euch das Fundament für euren Erfolg sicherstellen – durch stabile und effiziente Prozesse. Unsere langjährige Erfahrung in der Prozessoptimierung nutzen wir, um die Optimierungen nicht nur theoretisch auszuarbeiten, sondern diese auch nachhaltig in eurem Alltag zu integrieren.

 

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Kraus & Partner – Transformation Experts
mit Hirn, Herz und Humor, seit über 35 Jahren

 

 

 

Anwendungsbeispiel Prozessoptimierung

Wie viel Arbeit liegt wirklich an?

Ausgangssituation:

Ein städtischer Betrieb mit 180 Mitarbeiter.

 

Seit einigen Monaten beklagten sich die Teamleiter über die Arbeitsbelastung, die dazu führte, dass die Bereiche ihren Verpflichtungen nicht mehr nachkommen konnte. Es gab immer mehr Personalbedarfsanfragen. Der Oberbürgermeister beauftragte uns mit einer Geschäftsprozessoptimierung in der Hoffnung, dass eine verbesserte Abwicklung die vermutete komplizierte Art der Zusammenarbeit so weit verschlanken könnte, dass die bestehenden Ressourcen dafür ausreichen würden und kein zusätzliches Personal mehr nötig wäre. 

 

Unser Beratungsansatz:

In einem ersten Schritt haben wir um ein Gespräch mit der Arbeitnehmervertretung gebeten, um gemeinsam das Design dieses Projektes zu besprechen. Zu oft haben wir erlebt, dass ein gewisses Misstrauen der Arbeitnehmervertretung die erfolgreiche Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse und -optimierung behindert.

Dabei geht es oft immer wieder um ähnliche Themen:

  • Wie vertraulich werden die Daten erhoben?
  • Wie wird mit personenbezogenen Daten gearbeitet?
  • Welche Implikationen wird das Projekt auf die Beteiligten haben?
  • Sollen auch individuell fokussierte Leistungsdaten erhoben werden?

 

Erst wenn diese Sorgen diskutiert und aus dem Weg geräumt sind, kann eine professionelle Geschäftsprozessoptimierung wirklich funktionieren. In diesem konkreten Projekt haben wir uns entschieden, die Prozessanalyse durch Vor-Ort-Begehungen sicherzustellen. Unser Beraterteam ist in einem ersten Schritt mit den Mitarbeitern sowohl in der Früh- als auch in den Spätschichten mitgelaufen. Dabei hat das Team beobachtet, wie die Aufträge angenommen und abgewickelt werden und wie im Laufe der Schicht die Probleme entstanden sind und gelöst wurden. Nach einer Woche vor Ort konnten wir ein genaues Bild der Art und Weise, wie Aufträge abgewickelt werden, zeichnen. Wir haben in der zweiten Woche die Mitarbeiter gebeten, einen Selbstaufschrieb ihrer Tätigkeiten mit Zeitangaben für die Dauer von einer Woche durchzuführen. Dieser sollte uns noch zusätzlich Informationen über quantitative Zahlen geben. Parallel dazu haben wir die Auftragsdaten aus den Systemen herausgezogen.

  • Was sind die Soll-Tätigkeiten?
  • Wie viel Aufwand wird in der Planung dafür hinterlegt?
  • Wie viel Tätigkeiten bleiben aktuell liegen?
  • Wie ist der Krankenstand?
  • Wie sehen die Prozesse laut aktuellem Prozess-Handbuch aus?

 

Die Analyse der Ergebnisse zeigte, dass der Output in Teams sehr voneinander abwich, auch wenn es eigentlich ähnliche Tätigkeiten waren. Wir schauten uns dann nochmal genauer an, was die sogenannten guten Teams anders machen. Es zeigte sich schnell, dass die guten Teams Prozessabläufe implementiert hatten, durch die sie sehr intelligent Doppelarbeiten vermeiden konnten. Wir haben uns mit den guten Teams zusammengesetzt und diese Optimierungsideen gesammelt und so aufbereitet, dass sie der Gesamtorganisation vorgestellt werden konnten. Dieser Best-Practice-Ansatz führte zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsabläufe und zu einer erhöhten Arbeitszufriedenheit. Neues Personal war nicht erforderlich.

 

Ergebnis:

Dieses Beispiel zeigt, dass oft viel Intelligenz für optimierte Prozesse in der Organisation vorhanden ist. Es braucht nicht immer den Berater, der es besser weiß. In diesem Fall war die Aufgabe, die Optimierungsperlen zu identifizieren und sie die gesamte Organisation zur Verfügung zu stellen. Da sich dieser Prozess auf dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter aufgebaut hat, war die Akzeptanz der Ergebnisse und der Art und Weise, wie in Zukunft gearbeitet werden soll, sehr hoch. Denn darum geht es am Ende: Die Mitarbeitenden sollen Lust haben, sich an die neuen Verfahren und Prozesse zu halten und einen Nutzen darin sehen.

Häufige Fragen zur Prozessoptimierung

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung bedeutet, deine bestehenden Abläufe zu analysieren und gezielt zu verbessern, um effizienter, schneller und kundenorientierter zu arbeiten.

Ist Prozessoptimierung für mein Unternehmen sinnvoll?

Ja, unabhängig von der Größe oder Branche ist Prozessoptimierung immer dann sinnvoll, wenn du Abläufe effizienter gestalten und Ressourcen besser nutzen möchtest.

Welche Vorteile bringt Prozessoptimierung?

Du kannst Kosten senken, Zeit sparen, die Qualität deiner Produkte oder Dienstleistungen steigern und die Zufriedenheit deiner Kunden erhöhen.

Warum ist Prozessoptimierung wichtig?

Prozessoptimierung hilft dir, Zeit und Kosten zu sparen, die Produktivität zu steigern und Kunden zufriedener zu machen. Sie ist ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche Methoden und Tools verwendet ihr?

Wir arbeiten mit bewährten Ansätzen wie Lean, Six Sigma oder agilem Prozessmanagement – immer individuell angepasst an deine Bedürfnisse.

Wie sorgt ihr dafür, dass die Optimierungen nachhaltig sind?

Wir binden dich und dein Team aktiv ein, führen Schulungen durch und stellen sicher, dass die neuen Prozesse wirklich im Alltag gelebt werden.

Was, wenn mein Team Widerstand zeigt?

Mit unserem Change Management unterstützen wir dich dabei, Bedenken abzubauen, dein Team einzubinden und die Akzeptanz für Veränderungen zu fördern.

Podcast-Episoden zum Thema Prozessoptimierung

In unserem Podcast Transformation2go, gibt es bereits einige Folgen zum Thema Prozessoptimierung:

 

Weitere Beratungsleistungen zum Thema Prozessoptimierung anzeigen
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