Der Begriff Prozessanalyse bezeichnet die systematische Untersuchung von Prozessen (und Abläufen) sowie deren Bestandteilen, um zu einem Verständnis von ihnen zu gelangen.
Dabei lautet das übergeordnete Ziel der Prozessanalyse meist, die Schwachstellen in den Prozessen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten in ihnen zu erkennen, um letztlich
Bei den analysierten Prozessen kann es sich abhängig vom Ziel, um die unterschiedlichsten Arten von Prozessen handeln – zum Beispiel betriebswirtschaftliche Prozesse bzw. Geschäftsprozesse wie der Produktionsprozess oder Vertriebsprozess. Gegenstand der Untersuchung können aber auch technische Prozesse und Verfahren sowie Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sein. Auch der Führungsprozess in Unternehmen ist nicht selten Gegenstand der Analyse.
Zudem können die Prozesse eine unterschiedliche Relevanz für den Erfolg der Unternehmen haben (z.B. Kernprozesse versus unterstützende Prozesse). Auch diese gilt es bei der Prozessanalyse zu beachten.
Ziel der Prozessanalyse ist es in der Regel, Schwachstellen in den Prozessen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten in ihnen zu erkennen, um letztlich die Performance einer Organisation oder Organisationseinheit zu steigern, indem die Schwachstellen gezielt beseitigt und/oder die Verbesserungsmöglichkeiten genutzt werden. In diesem Fall spricht man von einer Prozessoptimierung.
Zuweilen lautet das Ergebnis der Prozessanalyse jedoch auch: Die bestehenden Prozesse sind nicht (mehr) dazu geeignet, dass die Organisation (bzw. Organisationseinheit kurz-, mittel- oder langfristig ihre Ziele erreicht. Dann ist statt der Prozessoptimierung ein Redesign bzw. Neugestalten der Prozesse angesagt. Dies ist häufig der Fall, wenn sich z.B. die Rahmenbedingungen des wirtschaftlichen Handelns – wie aktuell im Zusammenhang mit der digitalen Transformation der Wirtschaft – sehr rasch bzw. fundamental verändern.
Für die Prozessanalyse gibt es zahlreiche Tools, die abhängig vom analysierten Prozess sowie dem Ziel bzw. der Funktion der Analyse – wie z.B.
ihre spezifischen Stärken und Schwächen haben. Genannt seien hier stellvertretend die SWOT-Analyse, die Portfolio-Analyse und das Ichikawa-Diagramm.
Zudem wurden im Zusammenhang mit allen Verfahren zur systematischen bzw. kontinuierlichen Steigerung der Produktivität und/oder Qualität (bzw. des Kundennutzens) – wie KVP, Kaizen, TQM, Six Sigma und Lean Management – eine Vielzahl von Prozessanalyse-Tools und -Verfahren entwickelt, da die Prozessanalyse stets die Basis der angestrebten Prozessverbesserung bzw. -optimierung bildet. Genannt seien hier solche Analyse-Tools und -Verfahren wie der A3-Report, der PDCA-Zyklus und die 5S-Methode.
Ein Grundproblem bei der Prozessanalyse ist, dass – auch durch den verstärkten IT-Einsatz – die Strukturen in den Unternehmen stets komplexer werden. Nicht nur in den Unternehmen selbst, sondern auch zwischen ihnen und ihrer Umwelt bestehen eine Vielzahl von Interdependenzen, also wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten. Deshalb lassen sich die einzelnen Prozesse meist nicht isoliert betrachten. Vielmehr gilt es, bei ihrer Analyse die bestehenden Wechselwirkungen zu beachten, um zu den richtigen Ergebnissen und Erkenntnissen zu gelangen. Deshalb erfordert die Analyse komplexer Prozesse neben dem nötigen Fach- und Methoden-Know-how oft auch Erfahrung. Entsprechendes gilt für die meist nach der Prozessanalyse angestrebte Prozessverbesserung bzw. -optimierung sowie das Prozessmanagement. Also gilt es die Mitarbeiter, sofern nötig, hierfür zu qualifizieren.
Die Unternehmensberatung Kraus & Partner ist außer auf die Analyse von Prozessen auch auf deren Redesign und Optimierung spezialisiert. Außerdem unterstützt sie Unternehmen, sofern gewünscht, beim Management der erfolgsrelevanten Prozesse im Betriebsalltag.
