Ausgangssituation:
Ein Unternehmen aus der Luftfahrtindustrie.
In den letzten Jahren hat das Management festgestellt, dass die initiierten Projekte fast nie die vorgegebenen Ziele in Richtung Zeit, Qualität oder Kosten erreichen konnten. Zudem beklagt sich viele mitarbeitende aus der Entwicklungsabteilungen über eine große überlasst. Und wir wurden beauftragt, die Qualität der Projektarbeit zu optimieren.
Unser Beratungsansatz:
Projektarbeit war für dieses Unternehmen kein Neuland. Über Jahrzehnte wurden viele erfolgreiche neue Entwicklungen sichergestellt. Aus unserer Erfahrung kann die Erfahrung von gutem Projektmanagement jedoch sehr schnell verloren gehen. Dies war unser erster Eindruck nach einigen Gesprächen mit dem Verantwortlichen für Projektarbeit. Das Know-how, aber auch die Rahmenbedingungen zur erfolgreichen Projektarbeit ist in diesem Unternehmen in den letzten Jahren erodiert. Dies führte letztendlich dazu, dass schon einmal in der Vergangenheit vorhandene Standards nicht mehr eingehalten wurden und Projekte eher willkürlich und amateurhaft abgewickelt wurden. Dies ist übrigens eine Beobachtung, die wir oft machen.
Die Optimierung der Projektarbeit sollte auf folgenden Säulen passieren:
Projektmanagement Standards:
Wir haben die im Unternehmen vorhandenen Projektmanagementmethoden und Tools eingesammelt, auf Sinnhaftigkeit überprüft und in ein neues Projektmanagementhandbuch integriert. Dieses Handbuch sollte der neue Standard für die Abwicklung von Projekten sein und wurde von dem Management als solches auch verabschiedet.
Projekt Management Software:
In dem Unternehmen waren unterschiedliche Planungs- und Steuerungstools vorhanden. Wir haben mit dem Management die entsprechenden Tools gesichtet und uns auf ein einheitliches und zentrales Software-Tool geeinigt, mit dem in Zukunft sowohl Projekte geplant, als auch gesteuert werden sollten. Wichtig war uns vor allem, dass auch die Dokumentation der Projektergebnisse in diesem Tool sichergestellt werden soll, um auch nach dem Projektende auf die Unterlagen zugreifen zu können.
Projektmanagement Laufbahn:
In der Abwägung, ob eine hoch qualifizierte Führungskraft ihren Weg über eine Management-Laufbahn oder Projekt-Laufbahn geht, zeigt sich oft, dass die meisten lieber die Führungs-Laufbahn einschlagen. Oft war dieser besser honoriert und hatte im Ansehen des Unternehmens einen höheren Stellenwert. Es zeigt sich jedoch aus unserer Sicht, dass die besten Führungskräfte in die strategischen Projekte gehen sollten. Hier wird die Zukunft des Unternehmens festgelegt. Um dies sicherzustellen, benötigt es ein Anreiz, um Führungskräfte zu motivieren sich eher in diesen sehr komplexen und schwierigen Projekten zu engagieren. Die Lösung liegt darin, einen parallelen Karriereweg neben der klassischen Linienverantwortung zu entwickeln. Wir haben aufgrund unserer Erfahrung ein solches Konzept entwickelt und sowohl mit dem Management, als auch mit dem Betriebsrat abgestimmt.
Projekt Organisation:
Viele Projekte leiden in dem Unternehmen daran, dass die Entscheidungsstrukturen und die Budgetfreigaben an vielen Stellen unklar waren, das Management fühlte sich für die Projekte nur indirekt verantwortlich. Die Projektleiter waren sehr oft in einer Überzeugungsrolle gegenüber ihrem eigenen Management. Wir haben empfohlen eine verpflichtende Projektorganisation für alle Projekte zu implementieren, diese sogenannten Steering Komitees bekamen sehr klare Rollenzuschreibung und wurden verpflichtet als Entscheidungsgremium und Sponsoren alles zu tun was in ihrer Macht steht, um das Projekt zum Erfolg zu bringen.
Projekt Audit:
In vielen Unternehmen, so auch in diesem, gibt es eine Vielzahl von Projekten, die irgendwann mal gestartet wurden und faktisch nie beendet werden, obwohl eigentlich fast alle Beteiligten der Überzeugung sind, dass dieses Projekt gar keinen Sinn mehr macht. Trotzdem übernimmt niemand Initiative das Projekt einzustellen. Wir haben empfohlen, sämtliche Projekte des Unternehmens zu auditieren, zu bewerten und zu priorisieren. Erstaunlicherweise konnten dadurch ein Drittel aller Projekte eingestellt werden und die knappen Ressourcen auf die strategischen, wichtigen Herausforderungen fokussiert werden.
Projektmanagement Qualifizierung:
Projekte zu managen ist keine triviale Aufgabe. Unter zeitlichem Druck in kürzester Zeit viele Aufgaben zu koordinieren und voranzutreiben benötigt sowohl methodische Fähigkeiten als auch ein hohes Maß an Sozialkompetenz.
Projektleiter stehen permanent vor der Herausforderung, dass sie Aufgaben an Mitarbeiter delegieren müssen, die Ihnen nicht disziplinarisch zugeordnet sind. Projektleiter sind somit dauerhaft in einem Verhandlungsmodus, in dem sie mit ihrer persönlichen Kompetenz und Überzeugungskraft es schaffen müssen, dass sich Fachbereiche bereiterklären die Aufgaben im Projekt zu erledigen, hoch zu priorisieren und das Projekt entsprechend zu unterstützen, obwohl das Tagesgeschäft parallel dazu sichergestellt werden muss.
Wir haben mit dem Unternehmen ein umfangreiches Projektmanagement Qualifizierungsprogramm aufgebaut. Dieses Qualifizierungsprogramm sollte die unterschiedlichen Zielgruppen in ihrer Professionalisierung unterstützen. Zum einen die Führungskräfte der Fachbereiche im Umgang mit Projekten. Zum anderen Projektteammitglieder und Projektleiter in der Wahrnehmung ihrer Rolle in Projekten. Sogenannte Erfahrungsaustausch-Gruppen sollten dazu dienen, dass positive Erfahrungen in der Projektarbeit in der Projektmanagement-Community weitergegeben werden.
Ergebnis:
Zu diesem umfangreichen Ansatz konnten wir im Laufe eines Jahres die Qualität der Projektarbeit dramatisch verbessern. Abweichungen von den vorgegebenen Zielen waren die Ausnahme. Ressourcen Engpässe wurden früh erkannt und geklärt. Das Unternehmen konnte wieder seinen Innovationsrückstand auf den Wettbewerber massiv reduzieren.
