Ausgangssituation:
Ein mittelständisches produzierendes Unternehmen mit 700 Mitarbeitern.
Das Unternehmen hat vor zwei Jahren sich dazu entschlossen, eine neue ERP-Software einzuführen. Dieses Projekt sollte das Fundament für die Erneuerung des Unternehmens sein und sicherstellen, dass die Digitalisierungsstrategie damit auch einen großen Schritt nach vorne macht. Im Laufe der letzten zwei Jahre ist das Unternehmen jedoch von einer Projektkrise in die nächste gestürzt. Der ursprüngliche Software-Dienstleister hatte offensichtlich mehr versprochen, als die Software final liefern kann. Die sich daraus ergebenden Änderungen an der Software zur Sicherstellung der Benutzbarkeit im Unternehmen führten zu zig Sonderprojekten, die alle nicht berücksichtigt waren. Das Projekt wurde dadurch immer wieder verzögert und die Kosten liefen ins Unermessliche. Der zweimalige Wechsel der IT Beratungshäuser brachte nur eine Verschlimmbesserung.
Wir wurden beauftragt eine unabhängige und neutrale Bestandsaufnahme des Projektes durchzuführen und eine Empfehlung auszusprechen, wie in diesem Fall weiter vorgegangen werden sollte, um dieses Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.
Unser Beratungsansatz:
Bei diesem Beispiel handelt es sich um eine sehr typische Situation. Insbesondere bei IT-Projekten, stehen unsere Kunden oft vor einem Multiplizieren der Projektbudgets, gepaart mit immer geringeren Ergebnissen. Manche Unternehmen kommen sich vor wie eine Melkkuh. Sie werden mit fachlichen Anforderungen konfrontiert, die sie selber gar nicht bewerten können. Da schon sehr viel Geld geflossen ist, fühlen sich viele Auftraggeber in einer maximalen Abhängigkeit von Dienstleistern denen sie hilflos ausgeliefert sind. Wir haben in dieser Situation ein Projektteam aus erfahrenen IT-Experten und Projektexperten zusammengestellt, um dieses Projekt auch wirklich in dem fachlichen Reifegrad beurteilen zu können.
In einem ersten Schritt haben wir uns mit dem Lasten- und Pflichtenheft auseinandergesetzt, um ein klares Bild über die Erwartungen und die Zusagen zu bekommen. In einem nächsten Schritt haben wir sowohl den Projektstrukturplan als auch den Meilenstein Plan bewertet und eine Reifegradmessung des Fortschritts erstellt. Dabei haben wir uns nicht nur auf die Aussagen der Verantwortlichen gestützt, sondern haben uns ein eigenes Bild der Ergebnisse vor Ort verschafft. Nach circa 14 Tagen waren wir in der Lage Anspruch und Wirklichkeit klar zu skizzieren. Viel wichtiger war jedoch die Ableitung, wo noch welche Baustellen in diesem Projekt vorhanden sind und wie viel Aufwand es noch benötigen würde, diese Baustellen zu schließen. Wir konnten vor allem auch aufzeigen, wo welche Versäumnisse bei den bisherigen Dienstleistern vorlagen, um eine Verhandlungsposition für den Auftraggeber sicherzustellen.
Ergebnis:
Mit unserem Projekt-Audit konnte unser Auftraggeber zum einen erkennen, welche Versäumnisse von wem in der Vergangenheit vorlagen, um insbesondere gegenüber Fremddienstleistern Ansprüche geltend zu machen beziehungsweise Nachbesserungen durchzusetzen. Zum anderen haben wir einen realistischen Projektplan ausgearbeitet, der es dem Kunden ermöglichte, das Projekt professionell umzusetzen.
