Projekt-Audit

Manche Projekte sind zu wichtig, als dass man sie einfach so laufen lassen kann. Wenn die Zukunft des Unternehmens davon abhängt, braucht das Management in bestimmten Abständen eine Form von Bewertung des Projekt-Fortschritts. Es zeigt sich, dass die Projektbeteiligten dazu oft nicht mehr in der Lage sind. Sehr ärgerlich und oft existenzbedrohend ist das, wenn erst in einer späten Projektphase die "tickenden Bomben" erkannt werden. Eine Gegensteuerung ist dann in der Regel kaum noch möglich. Zähneknirschend muss der Verzug oder die Budgeterhöhung akzeptiert werden. Eine Situation, die unbedingt vermieden werden sollte.

Du hat ein "komisches Gefühl" über den Fortschritt im Projekt?
Du hast das Gefühl, dass das Projektteam sich in einer Art "kollektiven Selbstbetrug" befindet und eine unrealistische Einschätzung des echten Projektstatus haben?
Bestimmte Zahlen passen aus deiner Sicht nicht zusammen? (z.B. Projektfortschritt versus Budgetverbrauch)
Du bekommst widersprüchliche Aussagen aus deiner Organisation zum
Das Projekt wird auf "gelb" oder "rot" gesetzt und du brauchst eine zweite Meinung?

Was wir bieten

Wir auditieren dein Projekt. Dabei geht es um die Evaluierung von Budget und Terminen. Was aber oft viel wichtiger und in vielen Fällen der wirkliche Auslöser für Verzögerungen ist, ist die Bewertung des technischen Fortschritts. Hier stecken meist die wirklichen Risiken. Wir stellen dir ein Team aus Experten zusammen, das insbesondere den technischen Reifegrad bewertet. Die Kombination aus Auditierung der Kosten, des Aufgabenfortschritts und des inhaltlichen Reifegrads, bietet die höchstmögliche Sicherheit über den Status des Projektes.

Unsere Vorgehensweise

Dein Mehrwert als Kunde

Mit einem Projekt-Audit kannst du und dein Projektteam ruhiger schlafen. Es hilft dir blinde Flecken und Fehlentwicklungen noch rechtzeitig zu erkennen und ermöglicht dir gegenzusteuern. Ein systemkritisches Projekt nicht in bestimmten Abständen zu auditieren, ist aus unserer Sicht fahrlässig.

Ausgangssituation:

Ein mittelständisches produzierendes Unternehmen mit 700 Mitarbeitern.

Das Unternehmen hat vor zwei Jahren sich dazu entschlossen, eine neue ERP-Software einzuführen. Dieses Projekt sollte das Fundament für die Erneuerung des Unternehmens sein und sicherstellen, dass die Digitalisierungsstrategie damit auch einen großen Schritt nach vorne macht. Im Laufe der letzten zwei Jahre ist das Unternehmen jedoch von einer Projektkrise in die nächste gestürzt. Der ursprüngliche Software-Dienstleister hatte offensichtlich mehr versprochen, als die Software final liefern kann. Die sich daraus ergebenden Änderungen an der Software zur Sicherstellung der Benutzbarkeit im Unternehmen führten zu zig Sonderprojekten, die alle nicht berücksichtigt waren. Das Projekt wurde dadurch immer wieder verzögert und die Kosten liefen ins Unermessliche. Der zweimalige Wechsel der IT Beratungshäuser brachte nur eine Verschlimmbesserung.
Wir wurden beauftragt eine unabhängige und neutrale Bestandsaufnahme des Projektes durchzuführen und eine Empfehlung auszusprechen, wie in diesem Fall weiter vorgegangen werden sollte, um dieses Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.

Unser Beratungsansatz:

Bei diesem Beispiel handelt es sich um eine sehr typische Situation. Insbesondere bei IT-Projekten, stehen unsere Kunden oft vor einem Multiplizieren der Projektbudgets, gepaart mit immer geringeren Ergebnissen. Manche Unternehmen kommen sich vor wie eine Melkkuh. Sie werden mit fachlichen Anforderungen konfrontiert, die sie selber gar nicht bewerten können. Da schon sehr viel Geld geflossen ist, fühlen sich viele Auftraggeber in einer maximalen Abhängigkeit von Dienstleistern denen sie hilflos ausgeliefert sind. Wir haben in dieser Situation ein Projektteam aus erfahrenen IT-Experten und Projektexperten zusammengestellt, um dieses Projekt auch wirklich in dem fachlichen Reifegrad beurteilen zu können.

In einem ersten Schritt haben wir uns mit dem Lasten- und Pflichtenheft auseinandergesetzt, um ein klares Bild über die Erwartungen und die Zusagen zu bekommen. In einem nächsten Schritt haben wir sowohl den Projektstrukturplan als auch den Meilenstein Plan bewertet und eine Reifegradmessung des Fortschritts erstellt. Dabei haben wir uns nicht nur auf die Aussagen der Verantwortlichen gestützt, sondern haben uns ein eigenes Bild der Ergebnisse vor Ort verschafft. Nach circa 14 Tagen waren wir in der Lage Anspruch und Wirklichkeit klar zu skizzieren. Viel wichtiger war jedoch die Ableitung, wo noch welche Baustellen in diesem Projekt vorhanden sind und wie viel Aufwand es noch benötigen würde, diese Baustellen zu schließen. Wir konnten vor allem auch aufzeigen, wo welche Versäumnisse bei den bisherigen Dienstleistern vorlagen, um eine Verhandlungsposition für den Auftraggeber sicherzustellen.

Ergebnis:

Mit unserem Projekt-Audit konnte unser Auftraggeber zum einen erkennen, welche Versäumnisse von wem in der Vergangenheit vorlagen, um insbesondere gegenüber Fremddienstleistern Ansprüche geltend zu machen beziehungsweise Nachbesserungen durchzusetzen. Zum anderen haben wir einen realistischen Projektplan ausgearbeitet, der es dem Kunden ermöglichte, das Projekt professionell umzusetzen.