Unter dem Begriff "Change Management" lassen sich alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weit reichende Veränderung – zur Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen, Prozessen oder Verhaltensweisen – in einer Organisation bzw. einem Projekt bewirken sollen.
Per Definition ist jedes Projekt ein Change, es soll ja nach Abschluss des Projektes etwas „anders“ sein als vorher. Nicht immer ist den Projektbeteiligten jedoch bewusst, in welchem Umfang ein Projekt Veränderungen in einem Unternehmen bewirkt. Die besten Projekte können scheitern, wenn der Change-Aspekt zu wenig berücksichtigt wird. Eine groß angelegte Veränderung in einem Unternehmen (z. B. eine Umstrukturierung, ein Outsourcing-Vorhaben) werden in der Regel in Form von Projekten durchgeführt.
Change- bzw. Changemanagement-Prozesse gliedern sich in folgende Phasen:
Change-Prozess - Phase 1: Gerüchte über geplante Veränderungen verursachen Unruhe und Sorge – noch bevor diese offiziell verkündet wurden. In dieser Phase ist es wichtig, als Führungskraft mit den Betroffenen ins Gespräch zu kommen und Spielregeln für den Umgang mit der Situation zu vereinbaren.
Change-Prozess - Phase 2: Mit der offiziellen Bekanntgabe wird die Notwendigkeit der Veränderung definitiv. Hoffnungen und Befürchtungen werden geäußert, doch noch kaum jemand ist fähig, sich auf neue Zukunftsvisionen einzulassen. Zuhören, Informieren und Verständnis zeigen sind nun gefragt.
Change-Prozess - Phase 3: Nach dem ersten Schreck zeigen sich Ärger und Wut. Die Folge sind Abwehrreaktionen, die zuweilen sogar zu mehr Produktivität führen. Denn die Mitarbeiter möchten zeigen: „Seht, die Veränderung ist nicht nötig. Es geht auch so.“ Jetzt gilt es ihnen zu vermitteln, dass der Wandel trotzdem notwendig und unausweichlich ist.
Change-Prozess - Phase 4: Ist die Veränderung rational akzeptiert, setzen sich die betroffenen Mitarbeiter damit persönlich auseinander: Was bedeutet der Wandel für mich? Welche Herausforderungen kommen auf mich zu? Kann ich sie bewältigen und wenn ja wie? Dies können die Betroffenen in dieser Phase zumeist noch nicht präzise einschätzen. Deshalb gilt es jetzt, die Betroffenen beim Aushalten dieses Zustands der Ungewissheit zu unterstützen.
Change-Prozess - Phase 5: Der Tiefpunkt ist erreicht, wenn klar ist: Es gibt kein Zurück. Damit das Neue auch emotional akzeptiert wird, muss das Alte gewürdigt werden. Es braucht Zeit für Trauer und Abschied – beispielsweise in Workshops und Einzelgesprächen.
Change-Prozess - Phase 6: Erst danach richtet sich die Energie auf das Neue. Nun gilt es, Neugier zu wecken und das erforderliche Wissen und Können zum Umgang mit dem Neuen zu vermitteln. Ermutigung und Geduld sind nun hilfreich sowie Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch.
Change-Prozess - Phase 7: Allmählich wird das Neue zur Normalität und Lernerfolge schaffen Selbstvertrauen. Die Leistung des Systems steigt über das ursprüngliche Niveau. Nun gilt es, den Prozess zu bewerten: Was lief nicht so gut? Was hat sich bewährt? Aus diesen Erfahrungen kann jeder Einzelne und die Organisation lernen – und damit künftige Veränderungen besser bewältigen.
Wenn Führungskräfte (und Projektmanager) die typischen Phasen eines Veränderungsprozesses kennen, können sie ihre Mitarbeiter besser beim (mentalen) Bewältigen der neuen Herausforderungen unterstützen. Dadurch steigt auch ihr Selbstbewusstsein als Führungskraft. Neben ihrem Selbstvertrauen wächst ihre Fähigkeit, Veränderungsprozesse zu begleiten. Hierdurch erhöht sich wiederum die Kompetenz der Organisation, mit Veränderungen professionell umzugehen - also deren Change Management Kompetenz. Das zahlt sich bei allen Folgeprojekten aus.
Die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner unterstützt Unternehmen beim Planen und Gestalten der Change-Management-Projekte und -Prozesse in ihrer Organisation. Außerdem vermittelt sie ihren Führungskräfte und Mitarbeitern – u.a. in Trainings und Coachings – das erforderliche Know-how und Können, um in den verschiedenen Phasen der Change-Projekte ihre Aufgaben professionell wahrzunehmen.
