Der Begriff Tourenplanung bezeichnet eine möglichst ideale Zuordnung der Außen- oder Innendienstfahrzeuge zu Aufträgen; ebenso die Planung einer guten Reihenfolge der zu bedienenden Auftragsstandorte.
Die strategische Tourenplanung zielt auf eine Minimierung der Fahrzeiten im Fall eines Kundenstamms ab, bei dem in unterschiedlichen Frequenzen Besuche durchgeführt werden sollen. Hierbei bestimmen die Kunden mit den längsten Besuchsintervallen (z.B. der Kunde mit der geringsten Priorität wird 1 Mal in ½ Jahre besucht) im Planungszeitraum eines Jahres die Anzahl der zu verplanenden Wochen. Alle notwendigen Besuche lassen sich dann in einem Zyklus abbilden.
Innerhalb dieses Zyklus werden die Kunden nach Wichtigkeiten unterschiedlich oft besucht. Zu optimieren sind Reihenfolge und Zeitpunkte der Besuche, i.d.R. unter den Zielsetzungen einer gleichmäßigen Auslastung der Außendienstmitarbeiter, Minimierung von Fahrzeiten und damit einer Senkung der variablen Vertriebskosten.
Die strategische Tourenplanung wird oft zum Anlass genommen , um die Soll-Vorstellung über die notwendige Anzahl von Besuchen in Kundenklassen, die Vorstellungen über empfehlenswerte Besuchszeiten, die erforderliche Anzahl von Bezirksreisenden und eventuell auch die Gebietsgrenzen zu überprüfen.
Die operative Tourenplanung bringt geplante Kundenbesuche für die nächste Periode – z.B. für die kommende Woche – unter Berücksichtigung aller Restriktionen und Vorgaben, die zum Planungszeitpunkt bekannt sind, in eine optimale Reihenfolge nach Reisearbeitstagen. Hierbei gilt es, die geplanten Besuche mit der geringsten Fahrzeit zu Routen.
Zu den möglichen Restriktionen und Vorgaben gehören: Die tägliche Reisearbeitszeit, die einzuplanenden Pausen, die Besuchszeiten im Kundenstamm nach Wochentag und/oder nach Uhrzeit, die geplante Verweildauer des einzelnen Besuchs. Die operative Tourenplanung wird heute bei Sonderdurchgängen in der Konsumgüterindustrie. Bei dezentralem Einsatz dient sie dem Außendienstmitarbeiter zur Selbstorganisation.
Tourenplanungen werden im Logistikbereich in allen Wirtschaftszweigen, die ihre Kunden beliefern (zum Beispiel Pharmabranche oder Möbelindustrie) angewendet. Hilfreich ist dabei der Einsatz von Tourenplanungssoftware (beinhaltet ein digitales Straßennetz, Kundenstammdateien etc.) um die anfallenden Touren optimal zusammenzustellen und anhand von Kriterien wie Gewichtsschranken, Einhaltung von Zeitvorgaben, Transportkosten zu optimieren.
Das Optimieren einer Tourenplanung beinhaltet das Zusammenlegen einer Anzahl von Kunden zu einer oder mehreren Touren so dass zeitliche Zielvorgaben oder Lasten und Kapazitätsvorgaben der Fahrzeuge, Arbeits- und Pausenzeiten der Fahrer optimiert, Wartungszyklen sowie anfallende Transportkosten minimiert werden können.
Die Vertriebsmanagement- & Prozessmanagement-Beratung Dr. Kraus & Partner unterstützt Unternehmen bei einer effektiven Tourenplanung und vermitteln ihren Mitarbeitern - u.a. in Trainings - das hierfür nötige Know-how und Können.
