Der Begriff „Open Space Technology“ (kurz: open space) bezeichnet eine Methode der Großgruppen-Moderation zum Beispiel auf Fach-Konferenzen, jedoch auch bei Kick-off-Veranstaltungen in Unternehmen – beispielsweise vor dem Start größerer Change-Projekte.
Der Entwickler der Methode Harrison Owen nennt Open Space "ein Weltprodukt, dem viele Vordenker und Mitentwickler gemeinsam seine Form gaben". Der Begriff "Open Space", übersetzt „Freiraum“ weist darauf hin, dass man dieser Verantstaltungsform im Gegensatz zu bekannten Konferenzmodellen vor allem freien Raum vorfindet.
Open Space folgt dem Gesetz der zwei Füße: “Gehe dorthin, wo es dich interessiert, wo Du etwas beitragen oder lernen kannst. Bleibe in keinem Workshop, der dir uneffektiv erscheint.“
Die Open Space Technology eignet sich für das Moderieren von Gruppen von etwa 50 bis 2000 Personen. Ihr Ziel ist es, die Anwesenden soweit möglich in den Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozess einzubinden – nicht selten, um sie letztendlich zu einer aktiven Mitarbeit an einem Change-Vorhaben zu motivieren..
Charakteristisch für die Methode ist die inhaltliche Offenheit. Das heißt, die Teilnehmer bringen zunächst zu einem vorgegebenen Dachthema – wie zum Beispiel „Strategie 2025“ oder „Digitale Transformation Vertrieb“ – eigene Themenvorschläge ein. Danach wird im Plenum entscheiden, zu welchen dieser Sub-Themen Arbeitsgruppen gebildet werden, an denen die Anwesenden auf freiwilliger Basis teilnehmen können. Dann erarbeiten die Gruppen zum Beispiel Lösungsvorschläge oder Projektvorschläge für das jeweilige Thema/Problem. Die Ergebnisse werden danach im Plenum präsentiert und gesammelt.
Wichtig für das Gelingen einer Open Space Veranstaltung ist auch eine Infrastruktur, die die Umsetzung der entstandenen Lösungsvorschläge und Projektideen organisiert, damit die Energie die durch die aktive Beteiligung der Anwesenden bzw. Teilnehmer entstanden ist, nicht verpufft.
K&P nutzt die Open Space Technology nicht selten bei größeren Change-Projekten als ein Tool unter vielen um die Betroffenen einzubinden und bei ihren die gewünschte Veränderungsenergie zu erzeugen.
Die Prozesssteuerung hat in Unternehmen die Aufgabe, die (Geschäfts-)Prozesse im Betriebsalltag so zu managen und (kontinuierlich) zu verbessern, dass diese ihre Funktion in die Organisation erfüllen und das Unternehmen seine Ziele erreicht.
Die Prozesssteuerung ist ein Teil der Prozessmanagement-Funktion, für die – abhängig von der Relevanz des jeweiligen Prozesses für den Unternehmenserfolg – die Führungskräfte auf der Managementebene oder auf der Shopfloor-Ebene (operative Ebene) verantwortlich zeichnen können.
Komplex wird die Aufgabe Prozesssteuerung im Betriebsalltag dadurch, dass letztlich alle Unternehmen vernetzte Systeme sind. Das heißt, in ihnen existieren mehrere bzw. viele (Geschäfts-)Prozesse, die häufig ineinander greifen und sich wechselseitig beeinflussen. Dies erschwert nicht nur die Aufgabe, Schwachstellen in den Einzelprozessen zu identifizieren und zu beseitigen, sondern macht auch die Aufgabe der für die Prozesssteuerung verantwortlichen Personen oft sehr komplex, da das Ziel der Prozesssteuerung in der Regel nicht lautet nur die Einzelprozesse, sondern das Gesamtsystem zu optimieren.
Um dieses Ziel zu erreichen, werden in größeren Unternehmen in der Regel informationstechnologische Lösungen wie zum Beispiel eine ERP-Software als Tool genutzt, um die vorhandenen Prozesse zu definieren, standardisieren, in Beziehung zu einander zu setzen (siehe Prozesslandkarte) zu analysieren und zu optimieren werden.
Ohne eine regelmäßige Prozessanalyse sowie ein systematisiertes Prozesscontrolling ist eine professionelle Prozesssteuerung nicht möglich. Deshalb benötigen die für die Prozesssteuerung verantwortlichen Personen ein fundiertes Prozessmanagement-Know-how. Zudem müssen sie das Geschäft, das Business des Unternehmens verstehen. Dies ist auch nötig, um Soll-Ist-Abweichungen früh zu erkennen und zu entscheiden,
Die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner unterstützt Unternehmen, sofern gewünscht, ihren Prozessverantwortlichen die Einstellung sowie das Know-how und Können zu vermitteln, das sie zum Wahrnehmen ihrer Aufgaben brauchen.
