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Prozessanalyse durchführen

Oft stehen Führungskräfte vor der Herausforderung ihren Mitarbeitenden klarmachen zu müssen, wie die Dinge zusammenhängen. Denn häufig ist jeder in seinem "Silo" gefangen und hat wenig Verständnis für die Gesamtzusammenhänge. Wie auch? Jeder sieht ja die Firma aus seiner Funktion heraus. Dadurch entstehen diese typischen Ineffizienzen, weil "man" nicht für die vor- und nachgelagerten Funktionen mitdenkt. Ein Verständnis für die Gesamtzusammenhänge ist somit der Schlüsselerfolgsfaktor.

Du stehst vor folgenden Herausforderungen?

  • Du hast eine "Silo-Mentalität" in deiner Firma. Die Menschen denken vornehmlich an ihre eigenen Tätigkeiten und es ist ihnen nicht bewusst, wie sich dies auf die Folgeprozesse auswirkt
  • Mitarbeitende verstehen zu wenig, wie die Gesamtzusammenhänge ihrer Arbeit im Gesamtkontext aussehen
  • Deine Prozesshandbücher sind so komplex und nutzerunfreundlich, dass sie eh keiner liest
  • Probleme in Prozessen sind nicht sichtbar und werden somit auch nicht optimiert

 

Transformation Experte Jannik erarbeitet die GPO am Laptop | Kraus & Partner - Transformation Experts

Was wir bieten

Gefangen in den eigenen Silos war gestern! Wir holen euch da raus, visualisieren eure Prozesse transparent und verständlich, sodass die Gesamtzusammenhänge klar erkennbar werden. Dabei sind uns keine Grenzen gesetzt. Ob Poster, Plakate oder das simple Aufschreiben oder eine Flipchart – die selbsterklärende Darstellung hilft dir und deinem Team  Zusammenhänge zu verstehen. Ganz nebenbei ist es super fürs Onboarding von neuen Kollegen und hilft auch den bestehenden Kollegen sich die Gesamtzusammenhänge vor Augen zu führen. So entsteht Wertschöpfung! 

Unsere Vorgehensweise

Dein Mehrwert als Kunde

Deine Mitarbeitenden bekommen einen Eindruck, wie die Dinge im Unternehmen zusammenhängen. Dieses Verständnis hilft, den eigenen Beitrag zum großen Ganzen besser beurteilen zu können. Es erzeugt auch ein Verständnis und Toleranz für die Bedürfnisse der vor-und nachgelagerten Funktionen in der Wertschöpfung. Es erzeugt mehr Kohäsion zwischen allen Beteiligten.

Anwendungsbeispiel

Sich ein Bild verschaffen

Ausgangssituation:

Ein Werkzeughersteller mit 250 Mitarbeitern.

 

Die Geschäftsführung bekam in letzter Zeit immer häufiger Kundenbeschwerden, dass die Auftragsbearbeitung und die Lieferzeiten viel zu lange wären. Eine gewisse Unzufriedenheit wurde deutlich. Rückfragen im Vertriebsinnendienst haben eher noch mehr irritiert. „Wir arbeiten doch schon sehr viel!“ war eine typische Aussage. Ein Problembewusstsein war nicht vorhanden. Eine Beschleunigung der Abläufe wurden hauptsächlich mit mehr Personalbedarf beantwortet. Wir wurden beauftragt, eine Prozessanalyse des Auftragsabwicklungsprozesses durchzuführen, um eventuelle Engpässe und Schnittstellenprobleme zu erkennen. Des Weiteren sollte ermittelt werden, inwiefern die vorhandenen Kapazitäten ausreichen, um das Volumen an Aufträgen mit dem bestehenden Personal abzuwickeln.

 

Unser Beratungsansatz:

In diesem konkreten Fall haben wir eine klassische Geschäftsprozessanalyse durchgeführt. Dabei haben wir uns für eine Kombination aus quantitativen und qualitative Datenerhebungen entschieden. Zum einen haben wir einen Auftragslaufzettel eingeführt, auf dem die Mitarbeitenden zu jedem Auftrag notieren, wie viel Aufwand sie mit diesem Auftrag hatten, welche Tätigkeiten sie damit erledigt haben und an wen sie übergeben haben. Zusätzlich sollten die Mitarbeiter den Aufgabenmix über die Tage hinweg aufschreiben. Wie viel Stunden oder Minuten haben die Mitarbeiter mit welchen Tätigkeiten verbracht? Wie viel davon waren Verwaltungs- und Unterstützungstätigkeiten und wie viel waren Tätigkeiten, die direkt mit der Auftragsabwicklung zusammenhängen? Zum anderen haben wir parallel dazu aus den Systemen Daten exportiert und analysiert, die Aufschluss über die Abwicklungsdauer der Aufträge abhängig von Produktgruppen darstellen sollte. In unserem Ansatz war uns sehr wichtig nicht als reine Gutachter aufzutreten, sondern die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess mit einzubinden. Das Ziel sollte sein, selbst zu erkennen, wo eventuelle Potenziale liegen. Nachdem wir die Informationen entsprechend aufbereitet hatten, haben wir mit den betroffenen Bereichen/Teams sogenannte Prozessoptimierungsworkshops durchgeführt. Durch die Visualisierung der Ergebnisse wurde den Mitarbeitern sehr schnell klar, wo die Engpässe und Übergangsprobleme waren. In nur wenigen Workshops konnten Vorschläge und Ideen erarbeitet werden, wie dies verbessert werden könnte.

In einem zweiten Schritt konnten wir durch unsere Visualisierung die sogenannten Langläufer identifizieren und mit den Mitarbeitenden herausarbeiten, wieso besonders bestimmte Produkte länger brauchen. Wie vermutet, waren das in der Regel Produkte mit Kundensonderwünschen. Es stellte sich jedoch heraus, dass der Auftragsprozess und Angebotsbestätigungsprozess keine längere Lieferzeit für Sonderwünsche beinhaltete. Dies führte zu fehlerhaften Auftragsbestätigungen und somit auch zu einer Unzufriedenheit bei genau diesem Kunden.

In einem dritten Schritt haben wir diese Ergebnisse der Geschäftsführung vorgestellt und Verbesserungsvorschläge zur Umsetzung vorgeschlagen. 

 

Ergebnis:

Die klare Visualisierung der Ausgangssituation, verbunden mit Verbesserungsvorschlägen, die gemeinsam mit den Mitarbeitenden erarbeitet wurden, führte zu einer hohen Akzeptanz der Ergebnisse sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftsführung. Zum einen konnten wir die Auftragsdurchlaufzeit durch Vermeidung von Engpässen in der Auftragsabwicklung signifikant reduzieren. Zum anderen konnten wir die Kundenzufriedenheit durch Anpassung des Auftragsbestätigungsprozesses für Sonderwünsche sehr stark erhöhen.

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